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Sistema de gestión de colas

Un sistema de gestión de colas permite la atención ordenada de los usuarios y clientes en establecimientos en los que se puede acumular un gran número de personas. Mediante diferentes dispositivos (expendedores, visualizadores de turno y sistemas de audio) se va informando a los usuarios del turno llamado de forma visual y auditiva. Suelen instalarse en establecimientos y tiendas con gran afluencia de público así como en entidades públicas y oficinas de atención. Existen diferentes tipos, desde los más sencillos con rollos de turno en papel hasta los más sofisticados con monitores de cartelería digital ¿Cuál es el suyo?

sistema de gestión de colas

Sistemas de gestión de turnos y colas con displays de dígitos led

Este tipo de sistemas de gestión de colas y turnos es perfecto para ordenar las colas de atención en todo tipo de instalaciones. Normalmente el turno se toma en orden de llegada al establecimiento, aunque a veces puede ser solicitado de forma previa a través del teléfono o por vía telemática. En los equipos que utilizan un rollo de tickets en papel el funcionamiento es sencillo. El usuario, a su llegada a las instalaciones, corta el ticket en el soporte quedando su orden de turno definido por el número impreso en ese ticket. La persona que se encuentra en el puesto de atención hace avanzar el turno mediante un mando a distancia que se comunica con el display de dígitos luminosos. Los usuarios no tienen más que acercarse al puesto de atención cuando el número llamado conste en su ticket. Esto elimina cualquier posibilidad de confusión y asegura el orden en la cola. Este es, podríamos decir, el equipo para gestionar los turnos más sencillo y económico, no por tener menor calidad que otros, sino porque el sistema tiene menos prestaciones que otros más completos y sofisticados. Estos displays pueden mostrar 2, 3 ó más dígitos. Existen modelos multipuesto en los que mostrar diferentes puestos de atención, perfectos, por ejemplo, para supermercados, administración pública, oficinas de atención al ciudadano, ayuntamientos, sector comercial, etc.

Gestión de turnos con kioscos interactivos y cartelería digital

Otro tipo de equipamiento para uso en un sistema de gestión de colas son los basados en la última tecnología interactiva y el Digital Signage. Este tipo de sistemas permiten un uso ágil y sencillo de una o varias colas en uno o varios puestos de diferentes departamentos. Se trata de un sistema escalable que permite su adaptación dependiendo de las necesidades de cada proyecto. Su funcionamiento también es sencillo. El usuario solicita su turno a través de un kiosco interactivo con pantalla táctil. En esa pantalla pueden aparecer diferentes botones que muestren los diferentes puestos o departamentos de atención. Permiten también solicitar cita previa, rellenar formularios, participar en encuestas, introducir datos personales, nombre, DNI, apellidos, dirección, teléfono, etc. Una vez solicitado el turno el kiosco imprime un ticket con el número asignado. Estos tickets pueden personalizarse y mostrar el escudo del ayuntamiento, un logotipo, datos de contacto, fecha y hora, departamento y puesto y cualquier información que se desee añadir. Las personas encargadas de la gestión de los turnos utilizan un software para PC en cada puesto. Esto les permite avanzar el turno, que se mostrará automáticamente en una o varias pantallas de cartelería digital ubicadas a la vista del público. Un sistema de sonido reproduce mediante voz el turno llamado y el puesto de atención. Este es sin duda uno de los sistemas de turnos más completos y atractivos. Pero además, cuentan con múltiples ventajas que exponemos a continuación.

Recogida de estadísticas en los sistemas de turnos informatizados

Una de las posibilidades de estos equipos informáticos de turnos es la de recoger estadísticas de uso de todos los datos del sistema. Al estar centralizada la información sobre la gestión de las colas en una base de datos podemos hacer consultas a esta base de datos sobre los datos que nos interesen e incluso, realizar operaciones con ellas. Podemos por ejemplo saber cuántas personas han sido atendidas en un determinado puesto de atención durante esta última semana, lo que llevamos de año o desde la existencia del puesto o cualquier otro periodo de tiempo. También podemos saber el tiempo medio dedicado a la atención de cada usuario en un determinado intervalo de tiempo, en un puesto en concreto, en un departamento, una sección o en toda la oficina de atención. También podemos saber a qué horas se solicitan más turnos, en que momentos de la semana, el mes o el año, que servicios o puestos son los más solicitados, etc. Como vemos se trata de un sistema de gran flexibilidad que nos permite un acceso a la información con el fin de mejorar el servicio de cara al ciudadano, calcular costes futuros, reorganizar los puestos de atención según las necesidades de cada momento, etc.

Contenidos adicionales en las pantallas de visualización de los turnos

Al contar con una o varias pantallas de cartelería digital contamos con varios soportes en los que mostrar los números llamados y el puesto de atención que les corresponde. Adicionalmente podemos definir unos espacios en esas pantallas para mostrar distintos tipos de información. Podemos por ejemplo mostrar la hora y la fecha de forma continua en una zona de esas pantallas. También facilitar información de forma visual mediante iconos de la previsión meteorológica. Otra opción es utilizar parte de la superficie del monitor para mostrar publicidad propia o de terceros. Intercalar esta publicidad con información de interés, juegos de preguntas con opciones de respuesta, frases o citas famosas, etc. permitirá que se amenicen las esperas de los usuarios.

Puede acceder a nuestra web y obtener el catálogo en formato PDF con todos nuestros modelos y precios. Si necesita la implementación de un proyecto a medida o simplemente desea resolver alguna duda contacte con nuestro equipo de asesores y técnicos. Le atenderán sin ningún tipo de compromiso por su parte.

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Contacto: Marta Castillo Salazar